Модуль отпусков

            Уважаемые коллеги! Сегодня мы познакомимся с разделом «График отпусков». Этот блок необходим для автоматического учета отпуска сотрудников, а также для удобства других пользователей – чтобы они могли посмотреть, когда его коллеги не будет на рабочем месте.

            После заполнения необходимой информации о структуре отделов и должностей, пользователи смогут создать заявку на бронирование отпуска на определенные даты. Эту заявку могут обрабатывать администраторы и руководитель сотрудника, подавшего заявку – согласовывать/не согласовывать, а также редактировать. Руководитель сможет просматривать отпуска только своих подчиненных, в то время, как администратор сможет просматривать информацию об отпусках всех пользователей портала.

            Перед началом работы с данным разделом, необходимо разобрать процесс добавления пользователей в пространство – от правильности заполненных данных о сотрудниках зависит корректность работы на портале.

            Есть несколько способов добавить пользователей в пространство:

1. Разослать сотрудником велком-ссылку. В данной инструкции этот способ рассматриваться не будет
2. Добавить пользователей с помощью Excel таблицы. Для добавления пользователей через таблицу, необходимо перейти в боковое меню, раздел «Настройки Организации».''''

Далее необходимо пролистать страницу вниз до раздела «Загрузка пользователей».

'

Здесь Вы можете скачать пример заполнения таблицы пользователей и по его примеру заполнить необходимые данные. Следует уточнить, что при заполнении используется единый формат номера телефона пользователей: без символа «+», начиная с цифры 7 (ввод номера телефона, начиная с цифры 8, недопустим), также использование скобок недопустимо.

ВАЖНО! – поля «Department_name» может не оказаться. Дополнительные поля можно внести следующим образом:

1. В «Настройках пространства» перейти в раздел «Пользователи»

       2. Нажать на шестеренку в левом верхнем углу страницы

      3. Добавить необходимое поле, нажав на плюсик

        Перед настройкой графика отпусков необходимо уточнить, что есть некоторые ограничения:

1. Минимальное количество дней отпуска – 5, максимальное – 20. В случае необходимости, администратор может редактировать эти значения.
2. Минимальный промежуток между отпусками – 3 дня. Это значение также можно отредактировать
3. Количество отпусков за год может быть не более 5
4. Ограничение по единовременному уходу в отпуск:
5. a) сотрудников на одинаковых должностях
6. b) сотрудников одного отдела
7. c) сотрудников, находящихся в одном городе

Это ограничение индивидуально для каждого отдела. В случае, если график не будет соответствовать требованиям, система выдаст соответствующую ошибку

Также важно уточнить, что администратор, согласовывающий график отпусков, может отклонить заявление на отпуск, а также предоставить дополнительные дни по индивидуальным обстоятельствам.

Для начала нам необходимо попасть в раздел «Настройки организации» через боковое меню, после чего нажать на раздел «Управление отпусками»

Для начала необходимо загрузить в систему структуру субъектов компании. Структура субъектов включает в себя список регионов и городов, в которых ваша компания ведет деятельность, а также их числовые обозначения для учета в системе – ID. Это необходимо для того, чтобы правильно настроить структуру отделов в организации. Таблица со структурой заполняется по следующему шаблону:

• В поле city'_'title указывается название города, в котором находится компания
• В поле city'_'id указывается кодовое обозначение города. Обозначение города может быть произвольным: включать цифры и буквы латинского алфавита.
• В поле region'_'title указывается название региона, в котором находится компания
• В поле region' '_'id' указывается кодовое обозначение региона. Обозначение города может быть произвольным: включать цифры и буквы латинского алфавита.

Данная таблица заполняется для учета праздников и выходных дней в производственных календарях различных регионов(Более подробно производственный календарь будет рассмотрен позже).

Для работы модуля также необходимо загрузить структуру отделов компании.

Для начала необходимо загрузить в систему структуру отделов компании – это необходимо для привязки сотрудника к определенному городу/региону и отделу. Без загрузки структуры отделов компании сотрудник не сможет пользоваться модулем отпусков. Таблица со структурой заполняется по следующему шаблону:

 

 

 

 

В шаблоне находятся следующие поля:

Title – название отдела

Department ID – кодовое обозначение отдела. В случае, если в отделе есть несколько направлений, то необходимо через запятую указать ID направления.

Поле Parent ID необходимо для указания главного отдела, в случае, если у него есть отдельные направления

В поле City ID заполняется код города, в котором находится данный отдел. Список ID городов вы задаете самостоятельно'

Поле Direct_Head говорит о наличии руководителя подразделения. Значения заполняются по следующей логике:

0 – руководителя нет и не предполагается

1 – нет, но предполагается

2 – есть, но находится в декретном отпуске

3 – есть исполняющий обязанности руководителя

4 – есть постоянный руководитель

Помимо поля Direct_Head, все идентификаторы индивидуальны для каждой организации и составляются Вами.

!Важно – 'при заполнении данных, скопируйте формат ячеек для корректной загрузки данных. Делается это по следующему алгоритму:

1. ' 'Необходимо выделить уже заполненную ячейку в шаблоне
2. ' 'Нажать на кнопку «Формат по образцу»

       3. Перенести настройки данной ячейки на весь столбец, нажав на буквенное обозначение (в нашем случае, столбец Н)

После загрузки общей информации об отделах организации, необходимо заполнить данные о должностях в организации – это необходимо для того, чтобы правильно настроить передачу должностных обязанностей коллегам.

Поле Department_ID заполняется в соответствии с ранее заполненной таблицей – в этом поле нужно указать кодовое обозначение отдела

                Department_head содержит данные о вышестоящем отделе. Нумерация начинается с нуля, а также значение 0 означает, что у данного отдела нет вышестоящего руководства – в этот ID следует заносить главенствующий отдел.

            В поле Title заносится название должности, а в поле title_Id – кодовое обозначение этой должности

            Поле vacation_limit указывает на максимальное количество отпускных дней

            Start_date обозначает дату начала отпуска у конкретного пользователя конкретной должности            

            После заполнения всех необходимых данных, Вы можете скачать отчет об отпусках сотрудников – сколько из доступных отпускных дней потрачено, сколько осталось, производил ли сотрудник перенос отпуска и пр. Вы можете выгрузить отчет как за весь год, так и за определенный период, указав его здесь:

Следующий необходимый пункт для настройки – период отпуска. Здесь Вам необходимо указать максимальный и минимальный сроки, на который человек может уйти в отпуск.

Также Вам необходимо указать количество рабочих дней в неделю – это также необходимо для учета отпусков.

            Последний пункт в нашем списке – список сотрудников, для которых будет доступна полная информация об отпусках коллег. Для добавления сотрудников нажмите на «плюсик», после чего введите имя и фамилию нужного сотрудника:

После добавления всех необходимых пользователей, осталось лишь сохранить изменения, нажав на кнопку «Сохранить».

Протестировать настройку структуры и должностей Вы можете, перейдя по ссылке - Управление отпусками | Свои (svoi.club) или воспользовавшись QR кодом: